Назначить конференцию можно в разделе с соответствующим названием, который открывается при входе в личный кабинет пользователя.
По умолчанию, дата и время начала конференции установятся на ближайшее время, а окончания конференции – через час после начала. Эти данные также можно изменить на желаемое значение.
При планировании конференции организатору доступны следующие начальные настройки:
Лицензия продукта также может включать:
После установки начальных параметров организатор может «Назначить конференцию» на установленную дату и время либо воспользоваться ссылкой «Провести конференцию сейчас».
Следующим шагом после назначения конференции является приглашение в нее участников.
Для удобства пользователей приглашение других участников в конференцию может производиться одним из нескольких способов:
Нажатие ссылки «Создайте приглашение средствами календаря» позволит пригласить участников на встречу стандартными средствами календаря Outlook или iCal.
В PC Windows:
Появится окно с запросом на открытие файла, в котором нужно нажать кнопку «Открыть» (Open).
Откроется стандартная форма назначения встречи с автоматически заполненными данными конференции.
Введите адреса нужных участников и отправьте им приглашение, которое они смогут принять обычным образом, при этом событие будет добавлено в календарь.
В Mac OS Х:
Запускается приложение iCal, при этом в списке запланированных событий добавится вновь назначенная конференция со всеми данными.
Введите адреса приглашаемых участников и отправьте им стандартные приглашения, которые участники смогут добавить в свой календарь.
Приглашение по e-mail
Вы можете направить участникам приглашение по электронной почте. При нажатии кнопки «Отправьте e-mail с приглашением» автоматически генерируется сообщение, в котором содержится вся информация о конференции, включая прямую ссылку на нее.
Введите почтовые адреса приглашаемых участников и отправьте сообщение.
Для Lotus Notes
Чтобы добавить назначенную конференцию как событие календаря Lotus Notes:
или
Через меню «Файл» - «Импорт» откройте сохраненный файл – он автоматически загрузится в календарь.
Информация о назначенных и прошедших конференциях содержится в Журнале конференций. Она включает в себя: дату проведения, время начала и окончания, название конференции, статус (онлайн - конференция может быть начата или уже работает, или оффлайн ).
В списке «Назначенные конференции» содержатся назначенные вами конференции, которые происходят сейчас или запланированы на будущее время.
Для управления конференциями из этого списка доступны следующие действия:
Список «Прошедшие конференции» содержит список конференций, время проведения которых уже прошло.
С уже прошедшими конференциями можно совершить следующие действия: